2. Piccoli trucchi

2.1 Correzione automatica

Una delle cose più utili che si possono fare con Word per quanto riguarda la battitura testi o la sbobinatura è la correzione automatica. Puoi impostare la correzione automatica affinché cambi automaticamente una parola se la scrivi in modo errato. Vi sono già diverse parole memorizzate in automatico e sono in genere gli errori più comuni che si fanno. Ad esempio scrivere pò invece di po’. Se sai che hai difficoltà con qualche parola ti consiglio di inserirla, in modo che si auto corregga nel caso tu la scrivessi sbagliata.

Questo trucco è utile anche quando in un testo c’è una parola o una frase che si ripete spesso, come nel caso del nome di un prodotto o di un’azienda. Se il nome è in inglese o difficile da digitare puoi impostare un’autocorrezione. Vediamo come si fa.

Prima di tutto clicca sulla voce file del menù nella barra in alto.

Una volta fatto clic si aprirà questa schermata. Ora vai in fondo a sinistra e clicca opzioni.

Si aprirà una finestra dove andrai a cliccare sulla voce strumenti di correzione.

Poi clicca su opzioni correzione automatica.

Si aprirà un’altra finestra in cui potrai impostare le parole che vuoi che si correggano automaticamente. Sotto a “sostituisci” scrivi la parola nel modo errato o un’abbreviazione, mentre sotto “con” scrivi la parola corretta o la frase che vuoi. Qui sotto vedi delle parole impostate automaticamente e un mio esempio. Una volta impostata la correzione, clicca su “aggiungi”.

Nell’esempio qui sopra ho impostato la correzione in modo che ogni volta che scrivo qqq, appaia “corso di dattilografia di Testipù”. Se è una frase che compare spesso, digitare solo qqq sarà molto più semplice.

Attenzione: se usi questa funzione per sostituire una frase, ricorda di usare una sequenza di lettere che non compare in lingua italiana, altrimenti ogni volta che la digiterai apparirà la frase. Puoi anche selezionare una correzione e poi cliccare “elimina” per eliminarla.

2.2 Controllo ortografia:

Nonostante tutta l’attenzione e l’impegno che ci metti durante un lavoro, qualche svista è possibile. Per questo ci viene in aiuto il controllo ortografia che si trova nel menù “Revisione”. Una volta cliccato su “Revisione”, fai clic su “Controllo ortografia e grammatica”.

Prima di cliccare su “Controllo ortografia”, assicurati che il cursore sia posto all’inizio del testo. La correzione avverrà infatti a partire dal punto in cui è posizionato il cursore. Una volta cliccato il controllo ortografico apparirà una finestra a destra del foglio.

Come noti qui sopra, prima di tutto le parole errate sono sottolineate in rosso, ma scrivendo velocemente è possibile che te ne scappi qualcuna. Dopo avere avviato il correttore, a destra verranno mostrate una a una le parole errate e una serie di opzioni.

Premi “Ignora questa volta” se la parola non esiste nel dizionario, ma a te serve comunque. Questo è il caso di nomi di aziende o prodotti, come nell’esempio qui sopra. Se il nome in questione appare più di una volta puoi usare “Ignora tutto” che farà in modo che tutte le volte che appare la parola, questa venga considerata esatta.

Se invece la parola è effettivamente scritta male (vedi esempio qui a fianco), verranno visualizzate delle alternative. Seleziona quella corretta e clicca su “cambia”.

Se è solo una svista premi su “cambia”, mentre se ti rendi conto che è un errore frequente puoi cliccare su “cambia tutto”, in modo che corregga tutte le volte che la parola appare nel testo.

2.3 Funzione dettatura e Leggi ad alta voce:

La funzione dettatura appare nella barra del menu, a destra, e ha l’icona di un microfono. Se riesci a leggere in modo scandito puoi attivarla e leggere il testo che devi digitare. Ci sono però dei contro ed è il motivo per cui io non la uso: la punteggiatura sbagliata. Nelle impostazioni di questa funzione puoi impostare “punteggiatura automatica” e quando leggerai il testo, la funzione metterà automaticamente la punteggiatura a seconda della tua intonazione. Per i punti e, a volte, le virgole funziona più o meno bene, ma per i punti e virgola, esclamazioni o due punti la faccenda si complica. Quando ho provato questo metodo sono stata molto tempo a correggere e cronometrando ho scopeto che battendo a mano una pagina di uno dei miei lavori impiegavo 6 minuti, mentre dettando e poi correggendo ce ne impiegavo 10. Se hai una velocità di battitura elevata, questo metodo non conviene.

La funzione “leggi ad alta voce”, invece, che si trova nel menu “Revisione” serve per ascoltare il testo scritto e mi torna utile una volta che ho finito di digitare il testo e voglio controllarlo. Controllare i due testi con la doppia finestra su uno schermo o anche, se hai due schermi, con una finestra per schermo, toglie un sacco di tempo. Con la funzione “leggi ad alta voce” è possibile invece fare un controllo molto più rapido dato che la voce riesce ad esprimere perfettamente le pause del punto e della virgola, accelerando molto il processo di revisione.

Basterà posizionarsi all’inizio del testo o in un qualsiasi punto che si vuole controllare e cliccare sull’icona della funzione. Una voce un po’ robotica leggerà il testo scritto in modo perfetto.

2.4 Scorciatoie da tastiera:

Le scorciatoie da tastiera sono utilissime mentre si scrive, perché ti permettono di non staccare le mani dalla tastiera e guadagnare così tempo prezioso. Le più famose sono ctrl c, che copia il testo selezionato, e ctrl v, che incolla il testo precedentemente copiato, ma ve ne sono altre molto utili nella battitura testi.

Scorciatoie utili più usate:

Ctrl g

Questa scorciatoia attiva il grassetto. Dopo averla digitata, tutto ciò che scriverai sarà in grassetto. Per disattivarla premi di nuovo ctrl g. Se hai Word impostato sulla lingua inglese, la scorciatoia sarà ctrl b (dato che “grassetto” in inglese è “bold”).

Ctrl i

Questa scorciatoia attiva il corsivo (o italic, in inglese). La combo in italiano rimane come quella in inglese perché ctrl c è già usato per la funzione di copia.

Ctrl s

Questa scorciatoia attiva la sottolineatura. Se hai Word impostato sulla lingua inglese, la scorciatoia sarà Ctrl u (underlined)

Ctrl z

Questa scorciatoia corrisponde ad “annulla digitazione” e annulla l’ultima digitazione effettuata. Corrisponde all’icona             che si trova vicino all’icona per salvare, in alto a sinistra.

2.5 I codici alt

Ci sono alcuni simboli che non sono presenti sulla tastiera, ma possono essere digitati premendo alt e poi un codice sul tastierino numerico della tastiera. Per la battitura testi sono molto utili le lettere maiuscole accentate, non presenti sulla tastiera. Ecco i codici più utili:

• alt 0201 É
• alt 0200 È
• alt 0192 À
• alt 0204 Ì
• alt 0210 Ò
• alt 0217 Ù

Puoi facilmente trovare altri codici cercando su un motore di ricerca “tabella codici alt”.